Elternkommunikation im Verein ohne WhatsApp-Gruppen

Um ohne WhatsApp-Gruppen mit den Eltern einer Jugendfußball-Abteilung zu kommunizieren, bündeln Sie die Nachrichten in einem vereinseigenen Tool: ein Kanal pro Mannschaft, ein eigener Bereich für offizielle Mitteilungen, Spielnominierungen, ein gemeinsamer Kalender und Berechtigungen je nach Rolle. So kursieren die Telefonnummern von Eltern und Kindern nicht mehr unter Dutzenden Personen, wichtige Infos gehen nicht unter, und der Verein hat die personenbezogenen Daten, die er verarbeitet, besser im Griff. Genau das verlangt die DSGVO, besonders wenn Minderjährige betroffen sind.

Warum machen WhatsApp-Gruppen im Jugendfußball Probleme?

WhatsApp ist bequem, weil es jeder hat. Ein Gruppenchat ist aber nicht dafür gemacht, eine Kindermannschaft zu organisieren. Diese Probleme tauchen in Vereinen immer wieder auf:

• Sichtbare Telefonnummern: In einer Gruppe sehen die Mitglieder die Nummern der anderen. Eine Jahrgangsgruppe bringt Familien zusammen, die sich nicht kennen, und diese Nummern können kopiert oder weitergeleitet werden.
• Wichtige Infos gehen unter: Die verschobene Anstoßzeit verschwindet unter hundert Glückwünschen und Fotos.
• Lärm und Streit: Kritik an der Aufstellung in einer Gruppe mit 25 Familien eskaliert schnell, und der Trainer moderiert, statt zu trainieren.
• Kinder in Gruppen mit Erwachsenen: Sobald die Spieler ein eigenes Handy haben, landen sie leicht in Chats mit Erwachsenen außerhalb der Familie, ohne klare Regel des Vereins.
• Keine Rollen, keine Struktur: Eine Mitteilung des Jugendleiters wiegt so viel wie jeder andere Kommentar, und zur neuen Saison weiß niemand, wer noch in der Gruppe sein sollte.

Das ist weder die Schuld der Trainer noch der Eltern. Der Verein nutzt schlicht einen privaten Messenger für eine Organisationsaufgabe.

Was sagt die DSGVO zu den Daten Minderjähriger im Verein?

Das Folgende ist eine allgemeine Erklärung, keine Rechtsberatung. Jeder Verein hat seine eigene Situation, die Sie mit einer Fachperson für Datenschutz prüfen sollten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt in der gesamten Europäischen Union. Ein Verein, der die Kommunikation seiner Mannschaften organisiert, verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Telefonnummern, Fotos, Jahrgänge. Mehrere Grundsätze der Verordnung betreffen direkt die Kommunikation mit den Eltern:

• Rechtsgrundlage (Artikel 6): Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage. Die Einwilligung ist eine davon, aber nicht die einzige. Welche im Einzelfall greift, sollten Sie mit einer Fachperson klären.
• Zweckbindung und Datenminimierung (Artikel 5): Daten werden für festgelegte Zwecke erhoben, und nur so viele wie nötig. Eine Telefonnummer, die für Trainingsinfos angegeben wurde, sollte nicht einfach für eine ganze Gruppe sichtbar werden.
• Vertraulichkeit (Artikel 5): Der Verein muss Maßnahmen treffen, damit Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten haben.
• Besonderer Schutz von Kindern (Erwägungsgrund 38): Die Verordnung erkennt an, dass Kinder bei ihren personenbezogenen Daten besonderen Schutz verdienen.

Zum Alter erklärt die Europäische Kommission: Verarbeitet eine Organisation die Daten eines Kindes auf Grundlage einer Einwilligung, braucht sie unterhalb einer Altersgrenze, die jedes EU-Land zwischen 13 und 16 Jahren festlegt, die Einwilligung der Eltern oder des Vormunds. In Spanien liegt diese Grenze beispielsweise laut der spanischen Datenschutzbehörde AEPD bei 14 Jahren. Welche Grenze in Ihrem Land gilt, kann Ihnen die zuständige Datenschutzbehörde bestätigen.

Die praktische Konsequenz ist nicht, dass WhatsApp verboten wäre. Der Verein sollte aber wissen, welche Daten er verarbeitet, wozu, wer sie sehen kann und auf welcher Rechtsgrundlage. Für diese Prüfung wenden Sie sich an einen Anwalt oder einen Datenschutzbeauftragten.

Welche Regeln für die Elternkommunikation funktionieren?

Mit oder ohne App bringen diese Regeln Ordnung in die Kommunikation jeder Jugendabteilung:

1. Ein Kanal pro Mannschaft. Jede Familie bekommt nur, was den Jahrgang ihres Kindes betrifft.
2. Offizielle Mitteilungen getrennt vom Chat. Vereinsnews stehen in einem Bereich, in dem sie keine hundert Antworten auslösen.
3. Nominierungen schriftlich und rechtzeitig. Wer spielt, wo und wann, immer an derselben Stelle statt in einer Sprachnachricht.
4. Ein einziger Kalender. Spiele und Trainings in einem Vereins- und Mannschaftskalender, immer aktuell.
5. Einzelnachrichten für persönliche Themen. Eine Verletzung oder ein offener Mitgliedsbeitrag wird privat mit der Familie besprochen, nie vor der Gruppe.
6. Klare Rollen. Die Vereinsführung veröffentlicht Mitteilungen, Trainer betreuen ihre Mannschaft, Eltern bekommen, was sie betrifft.
7. Aufräumen zu jeder Saison. Wer den Jahrgang wechselt oder den Verein verlässt, verlässt auch die Kanäle, die ihn nicht mehr betreffen.

Warum ist eine Vereins-App eine gute WhatsApp-Alternative für Vereine?

Kriterium	WhatsApp-Gruppen	Vereins-App (Clubily)
Wie Eltern hinzukommen	Mit ihrer privaten Nummer, Gruppe für Gruppe	Mit ihrem Konto in der App, nach Mannschaft und Rolle
Offizielle Mitteilungen	Mitten im Chat	Vereinsnews in einem eigenen Bereich
Nominierungen	Nachricht oder Bild, das untergeht	Nominierungen in der App
Kalender	Bild oder angeheftete Nachricht	Vereins- und Mannschaftskalender
Private Gespräche	Über das private Handy des Trainers	Einzelchats in der App
Berechtigungen	Gruppenadmin oder nichts	Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen

Wie löst Clubily die Kommunikation mit den Eltern?

Clubily ist eine App für die Vereinsverwaltung von einem spanischen Unternehmen mit Sitz in Madrid, „von Vereinsleuten für Vereinsleute“. Für die Elternkommunikation bündelt sie an einem Ort:

• Mannschafts- und Einzelchats: die Unterhaltung jeder Mannschaft und private Nachrichten, in der App des Vereins statt in privaten Gruppen.
• Vereinsnews: offizielle Mitteilungen, getrennt vom Chat.
• Vereins- und Mannschaftskalender: Spiele und Trainings an einem Ort.
• Nominierungen: der Kader für jedes Spiel, veröffentlicht in der App.
• Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen: Vereinsverwaltung, Trainer, Spieler und Eltern sehen und tun Unterschiedliches.

Clubily läuft auf iOS und als Web-App in jedem Browser, auch auf Android-Smartphones (die Android-App ist noch nicht veröffentlicht), und ist auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch verfügbar.

Clubily Team kostet 9,99 €/Monat für eine Mannschaft, Clubily Club für 2 bis 50 Mannschaften ab 17,98 €/Monat. Im Club-Tarif sind Chats ein optionales Extra für 10 €/Monat. Wenn Sie mehrere Jahrgänge koordinieren, lesen Sie auch unseren Artikel zur Mehrteam-Koordination für Sportdirektoren.

Wie gelingt der Umstieg von WhatsApp auf die Vereins-App?

Kündigen Sie einen Stichtag an und erklären Sie den Grund: mehr Ordnung und besserer Schutz der Spielerdaten. Legen Sie Mannschaften und Spieler an (auch per CSV-Import), laden Sie die Eltern ein und veröffentlichen Sie die erste Nominierung und den Kalender in der App, damit alle einen Grund haben, sich anzumelden. Nach dem Umstieg nutzen Sie die alten Gruppen nicht mehr.

Häufige Fragen

Ist WhatsApp im Jugendfußball verboten?

Eine pauschale Ja-oder-Nein-Antwort gibt es nicht. Es kommt darauf an, welche Daten verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchen Schutzmaßnahmen. Lassen Sie Ihren konkreten Fall von einer Fachperson für Datenschutz prüfen.

Ab welchem Alter können Minderjährige selbst in die Datenverarbeitung einwilligen?

Laut Europäischer Kommission legt jedes EU-Land diese Grenze zwischen 13 und 16 Jahren fest. In Spanien liegt sie laut AEPD bei 14 Jahren; darunter willigen die Eltern oder der Vormund ein.

Funktioniert Clubily auf Android?

Ja, über die Web-App im Browser des Smartphones. Die native App gibt es für iOS; die Android-App ist noch nicht veröffentlicht.

Was kosten die Chats in Clubily?

Im Club-Tarif sind Chats ein optionales Extra für 10 €/Monat, zusätzlich zu 8,99 € pro Mannschaft für die ersten beiden und 7,99 € ab der dritten (monatliche Zahlung).

Bringen Sie Ordnung in die Kommunikation Ihres Vereins

Wenn Eltern Nominierungen, Mitteilungen und Kalender an einem Ort bekommen sollen, ohne Telefonnummern in Gruppen zu verteilen, sehen Sie sich die Funktionen von Clubily an und starten Sie hier mit dem Club-Tarif.