Hochschulsport verwalten: der praktische Leitfaden
Hochschulsport verwalten leicht gemacht: Teams, Kommunikation, Fundraising, Athletengesundheit, Papierkram, Camps und Fanshop in einer App.
Hochschulsport zu verwalten heißt, Teams und Wettkämpfe, die Kommunikation mit Athleten und Betreuern, das Fundraising, die Gesundheit der Sportler, den Papierkram der Verbände, Sportcamps und den Fanshop der Universität an einer Stelle zu steuern. Am effizientesten gelingt das mit einer zentralen Software für den Hochschulsport statt mit verstreuten Tabellen, E-Mails und Gruppenchats. In diesem Leitfaden gehen wir alle Bereiche durch, die ein Hochschulsportbereich im Griff haben muss, und zeigen, wo Clubily University ins Spiel kommt: die Version von Clubily für Universitäten, die es als individuelles Angebot gibt.
Was gehört zur Verwaltung des Hochschulsports?
Eine Hochschulsporteinrichtung betreut nicht ein Team, sondern ein ganzes Ökosystem. Diese sieben Bereiche solltest du im Blick behalten:
- Teams und Wettkämpfe: Kader, Trainer, Spielplan, Spiele und Ergebnisse.
- Kommunikation: Ankündigungen, Nominierungen und Nachrichten zwischen Athleten, Trainern und Betreuern.
- Fundraising: Geld für Reisen, Ausrüstung und Sportstipendien.
- Gesundheit der Athleten: Vorgeschichte, Verletzungen und sportärztliche Untersuchungen.
- Papierkram: Lizenzen, Spielerpässe, Versicherungen und Dokumente.
- Sportcamps: Sommercamps mit Anmeldungen, Gruppen und Betreuern.
- Merchandise: Trikots und Produkte mit Wappen und Farben der Universität.
Liegt jeder Bereich in einem anderen Tool, werden Daten doppelt gepflegt und gehen bei jedem Wechsel der Verantwortlichen verloren.
Warum ist das schwieriger als in einem normalen Sportverein?
Der Hochschulsport hat ein paar Besonderheiten:
- Kader, die sich jedes Semester ändern: Studierende kommen, schließen ab oder gehen ins Ausland, und die Teams müssen jedes Jahr neu aufgestellt werden.
- Viele Sportarten gleichzeitig, jede mit eigenem Kalender und Wettbewerb.
- Viele Beteiligte: Trainer, sportmedizinischer Dienst, Physiotherapie, Verwaltung und die Athleten selbst brauchen jeweils andere Informationen.
- Knappe Budgets: Reisen, Ausrüstung und Stipendien hängen oft von zusätzlichen Mitteln ab.
- Internationale Gemeinschaft: Nicht alle Athleten sprechen dieselbe Sprache.
Deshalb muss eine App für Hochschulteams mehr können als einen geteilten Kalender.
Wie organisierst du Teams und Wettkämpfe?
Die Grundlage ist ein Dashboard mit allen Mitgliedern, Teams, Spielern und Trainern, dazu Mitgliedsbeiträge und Finanzen, ganz ohne Tabellen. In Clubily kannst du Spieler per CSV-Datei importieren und eine neue Saison anlegen. Das ist besonders praktisch, wenn sich der Kader mit jedem Studienjahr ändert.
Jedes Team hat seinen eigenen Kalender, Nominierungen und Trainingseinheiten. Im Spiel erfasst du die Aufstellung (Startelf und Bank), die Spielereignisse in Echtzeit, die von Hand eingetragen werden, und die Einsatzminuten. Die App erstellt daraus eine Zusammenfassung, Statistiken pro Spieler und Team sowie einen PDF-Bericht für jeden Spieler. Spiele lassen sich live übertragen und später als Replay ansehen, mit Zeitleiste der Tore, Karten und Wechsel (für Rückschlagsportarten gibt es keine Übertragung).
Clubily unterstützt Fußball, Basketball, Volleyball, Rugby, Wasserball, Handball, American Football, Hockey und Rückschlagsportarten (Padel, Tennis, Tischtennis und Badminton). Alle Spielformen findest du auf der Seite Sportarten. Wenn du viele Teams gleichzeitig koordinierst, hilft dir auch unser Leitfaden zur Mehrteam-Koordination für Sportdirektoren.
Wie verbesserst du die Kommunikation mit Athleten und Betreuern?
Clubily bietet Kalender, Team- und Einzelchats sowie Vereinsnachrichten. Alle melden sich mit einer Rolle an, die eigene Berechtigungen hat. So sehen Verwaltung, Trainer und Athleten jeweils nur, was sie betrifft.
Zwei praktische Punkte für Hochschulen: Die App gibt es auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch, was die Integration internationaler Studierender erleichtert. Sie läuft als iOS-App oder als Web-App in jedem Browser. Eine Android-App ist noch nicht veröffentlicht, aber Android-Nutzer kommen über die Web-App hinein.
Wie sammelst du Geld für den Hochschulsport?
Clubily University enthält ein Fundraising-Modul, mit dem du Reisen, Ausrüstung und Sportstipendien über Kampagnen finanzierst, die die ganze Hochschulgemeinschaft in der App unterstützen kann. Du startest Spendenkampagnen, sammelst Beiträge von Alumni und verfolgst den Fortschritt jedes Ziels.
Ein Tipp: Gib jeder Kampagne ein konkretes, sichtbares Ziel, etwa die Fahrt zu einer Meisterschaft. Menschen spenden lieber, wenn sie wissen, wofür ihr Geld verwendet wird, und den Fortschritt sehen.
Wie behältst du die Gesundheit der Athleten im Blick?
Der medizinische Bereich von Clubily University bündelt die Krankenakte jedes Athleten, sicher und griffbereit für Trainerstab und medizinisches Team. Er umfasst Vorgeschichte und Verletzungen, sportärztliche Untersuchungen und die Abstimmung mit der Physiotherapie.
So nominiert kein Trainer versehentlich einen verletzten Spieler, und die Physiotherapie verfolgt jede Reha. Da es sich um sensible Daten handelt, lege von Anfang an fest, wer Zugriff haben soll.
Wie reduzierst du den Papierkram?
Lizenzen, Spielerpässe, Versicherungen und Dokumente kosten jede Saison viele Stunden. Mit Clubily University kümmert sich das Clubily-Team um den gesamten Papierkram der Verbände, also um die Unterlagen. So spart das Personal Zeit und kann sich auf die Athleten konzentrieren. Die Formalitäten bei den Verbänden selbst erledigt Clubily allerdings nicht im Namen der Universität.
Wie organisierst du die Sportcamps der Universität?
Sommercamps bedeuten viel Logistik. Mit Clubily University organisierst du sie von Anfang bis Ende, von der Anmeldung bis zum letzten Tag: Anmeldungen und Online-Zahlungen, Gruppen, Zeitpläne und Betreuer sowie die Kommunikation mit den Familien.
Wie verkaufst du Merchandise mit dem Uni-Wappen?
Der eigene Shop direkt in der App bietet Trikots und Merchandise der Universität, gestaltet in ihren Farben. 100 % des Gewinns gehen an den Verein, sodass der Shop zugleich eine Finanzierungsquelle ist.
Clubily Club oder Clubily University?
| Clubily Club | Clubily University | |
|---|---|---|
| Für wen | Vereine mit 2 bis 50 Teams | Hochschulsporteinrichtungen |
| Preis | Ab 17,98 €/Monat | Individuelles Angebot, kein öffentlicher Preis |
| Teams, Beiträge und Finanzen | Ja | Ja |
| Kalender, Statistiken und Spiele | Ja | Ja |
| Chats | Zusatzoption für 10 €/Monat | Ja |
| Livestreams und Replays | Zusatzoptionen für 20 €/Monat und 10 €/Monat | Ja |
| Fundraising | Nicht enthalten | Ja |
| Medizinischer Bereich | Nicht enthalten | Ja |
| Papierkram der Verbände übernommen | Nicht enthalten | Ja |
| Sportcamps | Nicht enthalten | Ja |
| Shop mit deinem Wappen | Mit dem Plan Personalisiert | Ja |
Was kostet eine Software für den Hochschulsport?
Clubily University hat keinen öffentlichen Preis. Das Angebot wird an jede Universität angepasst, je nach Teams, Sportarten und benötigten Modulen.
Wenn du nur ein Team oder eine studentische Sportgruppe ohne die Hochschulmodule verwalten willst, gibt es Pläne mit festen Preisen. Clubily Team kostet 9,99 €/Monat oder 99,99 €/Jahr mit unbegrenzt vielen Mitgliedern, und der Club-Plan deckt 2 bis 50 Teams ab 17,98 €/Monat ab (8,99 € pro Team für die ersten beiden, 7,99 € ab dem dritten). Bei jährlicher Zahlung sparst du rund 17 %. Bezahlt wird per Karte über Stripe, und du kannst jederzeit kündigen.
Häufige Fragen
Hat Clubily University einen öffentlichen Preis?
Nein. Es gibt ein individuelles Angebot für jede Universität, das du über die Seite von Clubily University anfragst.
Welche Sportarten kann ich verwalten?
Fußball, Basketball, Volleyball, Rugby, Wasserball, Handball, American Football, Hockey und Rückschlagsportarten (Padel, Tennis, Tischtennis und Badminton). Cricket, Baseball und Lacrosse folgen in Kürze.
Funktioniert Clubily auf Android-Handys?
Ja, im Browser über die Web-App. Es gibt eine iOS-App; die Android-App ist noch nicht veröffentlicht.
In welchen Sprachen ist die App verfügbar?
Auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch.
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Wenn du den Hochschulsport einer Universität leitest und Teams, Kommunikation, Fundraising, Gesundheit, Papierkram, Camps und Shop in einer App bündeln willst, fordere dein Angebot für Clubily University an. Wir stellen dir einen Plan zusammen, der zu deinen Teams und Sportarten passt.