Comunicare con le famiglie della società senza WhatsApp

Per comunicare con le famiglie di una scuola calcio senza gruppi WhatsApp, porta i messaggi in uno strumento della società: un canale per squadra, uno spazio separato per gli avvisi ufficiali, le convocazioni, un calendario condiviso e permessi in base al ruolo di ciascuno. Così i numeri di genitori e ragazzi non girano tra decine di persone, le comunicazioni importanti non si perdono e la società controlla meglio i dati personali che tratta, cosa che il GDPR richiede con particolare attenzione quando ci sono minori.

Perché i gruppi WhatsApp creano problemi nel settore giovanile?

WhatsApp è comodo perché lo hanno tutti, ma una chat di gruppo non è pensata per gestire una squadra di bambini. Questi sono i problemi più frequenti:

• Numeri di telefono esposti: in un gruppo, i partecipanti vedono il numero degli altri. Il gruppo di una categoria riunisce famiglie che non si conoscono, e quei numeri possono essere copiati o inoltrati.
• Avvisi importanti persi: il cambio di orario della partita finisce sepolto sotto cento messaggi di complimenti e foto.
• Rumore e polemiche: le critiche alla formazione in un gruppo di 25 famiglie degenerano in fretta e il mister finisce per moderare invece di allenare.
• Minori in gruppi con adulti: quando i ragazzi hanno un telefono proprio, è facile che finiscano in chat con adulti estranei alla famiglia, senza una regola chiara della società.
• Niente ruoli né ordine: un avviso della dirigenza vale quanto un commento qualsiasi e, a ogni nuova stagione, nessuno sa chi debba restare nel gruppo.

Non è colpa di allenatori o genitori: la società usa un'app di messaggistica personale per un compito organizzativo.

Cosa dice il GDPR sui dati dei minori in una società sportiva?

Quella che segue è una spiegazione generale, non una consulenza legale. Ogni società ha la sua situazione, da verificare con un professionista della protezione dei dati.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si applica in tutta l'Unione europea, e una società che organizza la comunicazione delle sue squadre tratta dati personali: nomi, numeri di telefono, foto, categorie. Alcuni principi del regolamento incidono direttamente sul modo di comunicare con le famiglie:

• Base giuridica (articolo 6): ogni trattamento ha bisogno di una base giuridica. Il consenso è una di queste, ma non l'unica; quale si applichi caso per caso è proprio ciò da verificare con un professionista.
• Limitazione della finalità e minimizzazione (articolo 5): i dati si raccolgono per finalità precise e solo quelli necessari. Un numero dato per ricevere gli avvisi degli allenamenti non dovrebbe diventare visibile a un intero gruppo.
• Riservatezza (articolo 5): la società deve adottare misure perché i dati non siano accessibili a chi non deve vederli.
• Protezione specifica dei minori (considerando 38): il regolamento riconosce che i minori meritano una specifica protezione dei loro dati personali.

Sull'età, la Commissione europea spiega che, quando un'organizzazione tratta i dati di un minore sulla base del consenso, al di sotto di un'età fissata da ciascun Paese dell'UE, tra 13 e 16 anni, serve il consenso dei genitori o del tutore. In Spagna, per esempio, l'Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) indica che questa età è di 14 anni. L'autorità per la protezione dei dati del tuo Paese può confermarti la soglia applicabile.

La conclusione pratica non è che WhatsApp sia vietato, ma che la società deve sapere quali dati tratta, perché, chi può vederli e su quale base giuridica. Per questa analisi, rivolgiti a un avvocato o a un responsabile della protezione dei dati (DPO).

Quali buone pratiche di comunicazione funzionano con le famiglie?

Con o senza app, queste regole mettono ordine nella comunicazione di qualsiasi settore giovanile:

1. Un canale per squadra. Ogni famiglia riceve solo ciò che riguarda la categoria del figlio o della figlia.
2. Avvisi ufficiali separati dalla chat. Le notizie della società vanno in uno spazio dove non scatenano cento risposte.
3. Convocazioni scritte e in anticipo. Chi gioca, dove e a che ora, sempre nello stesso posto e non in un vocale.
4. Un unico calendario. Partite e allenamenti in un calendario della società e della squadra, sempre aggiornato.
5. Messaggi individuali per le questioni personali. Un infortunio o una quota non pagata si affrontano in privato con la famiglia, mai davanti al gruppo.
6. Ruoli chiari. La dirigenza pubblica gli avvisi, gli allenatori gestiscono la loro squadra e le famiglie ricevono ciò che le riguarda.
7. Pulizia a ogni stagione. Chi cambia categoria o lascia la società esce dai canali che non lo riguardano più.

Perché un'app è una buona alternativa a WhatsApp per una società sportiva?

Criterio	Gruppi WhatsApp	App della società (Clubily)
Come si aggiungono le famiglie	Con il numero personale, gruppo per gruppo	Con il loro account nell'app, per squadra e ruolo
Avvisi ufficiali	Mescolati alla chat	Notizie della società in uno spazio dedicato
Convocazioni	Un messaggio o un'immagine che si perde	Convocazioni nell'app
Calendario	Un'immagine o un messaggio fissato	Calendario della società e della squadra
Conversazioni private	Dal telefono personale dell'allenatore	Chat individuali nell'app
Permessi	Amministratore del gruppo o niente	Ruoli con permessi diversi

Come gestisce Clubily la comunicazione con le famiglie?

Clubily è un'app di gestione per società sportive di un'azienda spagnola con sede a Madrid, "creata da gente di club, per gente di club". Per la comunicazione con le famiglie riunisce in un unico posto:

• Chat di squadra e individuali: la conversazione di ogni squadra e i messaggi privati, dentro l'app della società e non in gruppi personali.
• Notizie della società: gli avvisi ufficiali, separati dalla chat.
• Calendario della società e della squadra: partite e allenamenti in un solo posto.
• Convocazioni: l'elenco di ogni partita, pubblicato nell'app.
• Ruoli con permessi diversi: amministrazione della società, allenatori, giocatori e famiglie vedono e fanno cose diverse.

Clubily funziona su iOS e come web app da qualsiasi browser, anche sui telefoni Android (l'app per Android non è ancora pubblicata), ed è disponibile in italiano, inglese, spagnolo, francese e tedesco.

Clubily Team costa 9,99 €/mese per una squadra e Clubily Club, da 2 a 50 squadre, parte da 17,98 €/mese. Nel piano Club, le chat sono un extra opzionale da 10 €/mese. Se coordini più categorie, leggi anche il nostro articolo sul coordinamento multi-squadra per il direttore sportivo.

Come passare da WhatsApp all'app della società?

Annuncia una data per il cambio e spiega il motivo: più ordine e più protezione dei dati dei ragazzi. Crea squadre e giocatori (puoi importarli da un file CSV), invita le famiglie e pubblica nell'app la prima convocazione e il calendario, così tutti hanno un motivo per entrare. A cambio completato, smetti di usare i vecchi gruppi.

Domande frequenti

È illegale usare WhatsApp in una scuola calcio?

Non esiste una risposta generale sì o no. Dipende da quali dati si trattano, su quale base giuridica e con quali misure. Per il tuo caso concreto, consulta un professionista della protezione dei dati.

Da che età un minore può acconsentire al trattamento dei suoi dati?

Secondo la Commissione europea, ogni Paese dell'UE fissa questa età tra 13 e 16 anni. In Spagna, l'AEPD indica che è di 14 anni; al di sotto, acconsentono i genitori o il tutore.

Clubily funziona su Android?

Sì, tramite la web app dal browser del telefono. L'app nativa è disponibile su iOS; quella per Android non è ancora pubblicata.

Quanto costano le chat su Clubily?

Nel piano Club, le chat sono un extra opzionale da 10 €/mese, oltre a 8,99 € per squadra per le prime due e 7,99 € dalla terza (pagamento mensile).

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